Если в прочие документы по физ. лицу попытаться добавить открытый файл, например эксель, то программа его не добавит и ничего не скажет. 

Можно в конец процедуры hr_prc_doc_c_ins добавить строки: 
Select top 1 name into :_nm_ From #hrtb_file; 
if isnull(_nm_[''],'') = '' then return \3Закрой файл прежде чем прикреплять; 

Тогда пользователь получит сообщение и закроет файл, прежде чем прикреплять.